Før du signerer neste systemkontrakt: skriv exit-planen

Du vet sikkert hva det nye marketing automation-systemet skal koste, og hva det kan gjøre for deg. Men vet du hva det vil koste å komme seg ut igjen?

Nylig skrev to advokater fra KPMG Law en artikkel i Anskaffelser24 om offentlige skyanskaffelser. Hele artikkelen er verdt å lese, men det er særlig én setning vi bet oss merke i:

«Retten til å flytte er ikke det samme som evnen til å flytte.»

De skrev om skytjenester generelt, men poenget treffer marketing automation (MA), CRM og CDP bedre enn du kanskje tror. Vi velger systemer ut fra funksjonalitet, integrasjoner og pris. Hva det koster å komme seg ut igjen, og hvor lang tid det tar, får sjelden like mye oppmerksomhet.

Og det kan bli en dyr tabbe.

For det er én ting å ha rett til å flytte dataene dine. Det er noe helt annet å faktisk klare det når det haster.

Det er ikke kontaktlisten som er vanskeligst å flytte

Tenk på alt dere har bygget opp i dagens system. Automatiserte kundereiser, segmenteringer, samtykkehistorikk og integrasjoner. Kanskje har dere brukt flere år på å utvikle, teste og forbedre dette.

Så bestemmer dere dere for å bytte system.

Kontaktlisten får dere sannsynligvis eksportert. Men hva med kundereisene? Segmenteringsmodellene? Logikken som styrer hvem som skal få hvilken kommunikasjon, og når?

Det er ikke sikkert alt dette kan flyttes over til en ny plattform uten videre. Noe må kanskje bygges på nytt, integrasjoner må tilpasses, og historikk må overføres på en måte som faktisk fungerer.

Plutselig handler ikke systembyttet bare om lisenskostnader, men også om tid, konsulenttimer og risikoen for at kundekommunikasjonen blir påvirket underveis.

Den egentlige verdien i en markedsstack ligger ofte i det som er vanskeligst å flytte, ikke i selve kontaktlisten.

Og så har vi regelverket, da

Dette er heller ikke bare et spørsmål om tid og penger.

Da EU-domstolen underkjente Privacy Shield i 2020, falt et viktig grunnlag for overføring av personopplysninger til USA bort med umiddelbar virkning. Virksomheter som baserte seg på ordningen, måtte finne andre gyldige overføringsgrunnlag.

I dag finnes det en ny ordning, EU-US Data Privacy Framework, men også denne har blitt utfordret rettslig. Datatilsynet anbefaler derfor at virksomheter har en beredskapsplan dersom reglene endres.

Og nei, det er ikke nødvendigvis nok at dataene lagres i et datasenter i Norge eller EU. Du bør også vite hvem som faktisk kan få tilgang til dem, hvilke underleverandører som brukes, og hvilken lovgivning leverandøren er underlagt.

Det betyr ikke at amerikanske systemleverandører er dårlige valg. Men det betyr at dere bør vite hvilke alternativer dere har dersom forutsetningene plutselig endrer seg.

Så her kommer et litt ubehagelig spørsmål:

Hvis dere må bytte system i morgen, hvor lang tid tar det før dere har en fungerende alternativ løsning for kundekommunikasjonen?

To uker? To måneder? Et halvt år?

Kan dere ikke svare på det på stående fot, er det kanskje på tide å undersøke.

Fem spørsmål du bør stille før du signerer neste systemkontrakt

1. Er alt som har verdi, faktisk mulig å flytte?

Kan dere eksportere segmenteringer, samtykkehistorikk, kundereiselogikk og annen viktig informasjon i et format et annet system faktisk kan bruke? Og hva må eventuelt bygges på nytt?

2. Hvem kan få tilgang til dataene deres?

Hvilke underleverandører brukes, hvor ligger support og drift, og hvem eier leverandøren? Hvor dataene er lagret, er bare halve svaret.

3. Hva koster det å komme seg ut?

Vi snakker ikke bare om å eksportere data, men også om migrering, nye integrasjoner og konsulenttimer. Hvem betaler hvis regelendringer gjør at dere må bytte løsning? Står det i kontrakten?

4. Hva skjer hvis reglene endres i morgen?

Har leverandøren en konkret plan dersom dagens grunnlag for overføring til USA faller bort? Finnes det alternative løsninger, og hvor raskt kan de tas i bruk? «Dette løser vi» er ikke en plan.

5. Har dere testet exit, eller bare lest om den?

Be om en prøveeksport før dere signerer. Det er stor forskjell på at en leverandør sier at dataene kan eksporteres, og at dere faktisk klarer å flytte dem.

En exit-plan betyr ikke at du skal bytte leverandør

Det betyr at du vet at du kan gjøre det hvis du må.

Du trenger ikke å vite hvilket system dere skal bruke om fem år, eller forutsi alle regelendringer. Men du bør vite hva virksomheten er avhengig av, hva som kan flyttes, og hva det vil koste.

Så før du fornyer eller signerer neste systemkontrakt: Få oversikt over dataene, integrasjonene og avhengighetene deres. Og sørg for at dere har en plan for å komme dere ut.

For det er litt sent å oppdage hvor låst du er den dagen du trenger å komme deg ut.

Skal dere velge nytt MA- eller CRM-system? Les mer om hvordan vi kan hjelpe dere med systemvalg og integrasjoner.